Glossaire

Le glossaire présente les descriptions de plusieurs termes et concepts qui sont affichés à l'écran lors de l'utilisation du système électronique d'appel d'offres « SEAO ».

Abonné
Utilisateur (personne ou institution) qui, après avoir déboursé un certain montant d'argent, a accès aux services du SEAO.

Achat mandaté
achat effectué par un organisme public (le mandataire) pour le compte d'un ou de plusieurs autres organismes publics (le ou les mandants). Le mandataire peut réaliser totalement ou partiellement le processus d'acquisition.

Addenda
Précisions ou modifications apportées aux documents d'appel d'offres et transmis aux candidats avant la date du dépôt des offres.

Adjudication
Un ou plusieurs contrats conclus à un ou des fournisseurs à la suite d’un appel d’offres pour un marché public.

Aide contextuelle
Forme d'aide en ligne qui porte sur une fonction du programme bien précise et non sur le programme au complet, sur une fonction en cours d'exécution ou une fonction que l'utilisateur tente d'exécuter.

Autocueillette
Méthode de distribution selon laquelle le client voit lui-même au ramassage des documents d'appel d'offres qu’il commande auprès de l’un des centres de distribution préalablement identifiés par le SEAO.

Avis
Document en format électronique annonçant, par une description sommaire, un marché d'approvisionnement, de services ou de construction. L'avis d'appel d'offres constitue le type d'avis le plus couramment utilisé. Cependant, d'autres types d'avis peuvent aussi être utilisés selon diverses situations. Il s'agit notamment de l'avis d'appel d'intérêt, l'avis d'attribution, l'avis d'intention, l'avis de qualification des fournisseurs, l'avis d'homologation de produits et l'avis pour annoncer une mise à jour, une modification ou un renseignement.

Avis actif
Avis toujours en vigueur car la date et l'heure de fin de publication ne sont pas encore dépassées.

Avis en rédaction
Avis dont la saisie est débutée et est en cours ou dont un brouillon a été sauvegardé, mais qui n'a pas encore été publié.

Avis antérieur
Avis fermé et retiré de la liste des avis actifs du SEAO au plus tard 24 heures après l'heure et la date d'échéance de sa publication ou après son annulation par l'émetteur.

Avis d'appel d'intérêt
Avis utilisé lorsqu'on explore un nouveau type de marché et que l'on désire obtenir les commentaires de fournisseurs à cet égard.

Avis d'appel d'offres
Avis utilisé lorsqu'il y a présence d'un marché (conclusion de contrat). Il s'agit d'une procédure d'appel à la concurrence entre plusieurs fournisseurs les invitant à présenter une soumission ou une offre de services en vue de l'obtention d'un contrat.

Avis d'attribution
Avis utilisé pour la publication de l'attribution d'un contrat à un fournisseur identifié. L'avis fournit une brève description de l'objet du contrat, son montant et sa durée.

Avis d'intention
Avis utilisé pour la publication de l'intention d'accorder un contrat à un fournisseur identifié ou de limiter l'appel d'offres à des fournisseurs identifiés. L'avis fournit une brève description de l'objet du contrat, son montant et sa durée estimés ainsi que les motifs de la décision prise. Un délai est prévu pour permettre aux fournisseurs intéressés de formuler des observations ou commentaires.

Avis de qualification de prestataires de services
Avis utilisé lorsqu'on désire constituer une liste de fournisseurs qualifiés en vue d'éventuels appels d'offres.

Avis d’homologation de produits (Approvisionnements)
Avis utilisé lorsqu'on désire faire approuver un produit selon les spécifications énoncées aux documents afférents en vue de limiter par la suite d'éventuels appels d'offres aux fournisseurs offrant des produits homologués.

Base de données du SEAO
Support électronique qui contient les données des utilisateurs et du prestataire de services dans le cadre de l'opération du SEAO. Ces données, que les utilisateurs autorisés peuvent consulter, sont formatées, répertoriées et chargées sous forme d'une ou de plusieurs bases de données par le prestataire de services.

Catégories
Classification des termes regroupés sous les secteurs d'activités : biens, services, construction et autres.

Code d'utilisateur
Identifiant prenant la forme d'un code alphanumérique unique, qui est attribué à un utilisateur pour le distinguer des autres utilisateurs d'un système informatique.

Contact
Personne avec laquelle on entre en relation afin de demander des renseignements.

Coordonnateur
Personne qui est responsable du compte, des rôles et droits d'accès relatifs aux utilisateurs de l'organisation dans le système.

Documents d'appel d'offres
a) Ensemble des documents servant à la préparation et à la présentation d'une offre ou d'une soumission ainsi qu'à la conclusion du contrat. Ces documents se complètent mutuellement.
b) Sans limiter la généralité de ce qui précède, ces documents comprennent, entre autres, la description des besoins, les critères et la grille d'évaluation, les instructions aux soumissionnaires, les conditions générales, le contrat à être signé et les annexes, dont notamment la formule d'engagement, le guide pour remplir la grille tarifaire, la grille tarifaire, l'offre tarifaire globale, l'engagement de confidentialité, le cautionnement de soumission, la lettre de garantie irrévocable, le cautionnement d'exécution, le guide pour la destruction de documents renfermant des renseignements personnels, les dispositions de la Loi sur l'accès et, le cas échéant, les formulaires, les plans et les addenda.

Donneur d'ouvrage
Ministères et organismes gouvernementaux du Québec assujettis à la réglementation sur les contrats ainsi que les organisations du secteur parapublic du Québec (municipalités et organismes municipaux, commissions scolaires, collèges d'enseignement général et professionnel, universités, établissements de santé et de services sociaux, régies régionales, regroupements d'achat de la santé et des services sociaux et, finalement, entités possédées ou contrôlées par l'une des administrations précitées)

Établissement
Un lieu où le soumissionnaire exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.

Établissement désigné
Établissement que le prestataire de service met à la disposition de la clientèle pour récupérer les documents en autocueillette.

FAQ (Foire aux questions)
Fichier constitué des questions les plus fréquemment posées par les internautes novices ainsi que des réponses correspondantes.

Fichier PDF
Format de fichier (Portable Document Format) constituant la norme internationale en matière de diffusion de documents électroniques. Il s'agit d'un format de fichier universel (PDF) qui conserve les polices, le formatage, les couleurs et les images du document source, quelles que soient l'application et la plate-forme utilisées pour créer ce dernier. Les fichiers PDF sont compacts et peuvent être partagés, visualisés, parcourus et imprimés en conservant leur aspect d'origine à l'aide du logiciel gratuit Adobe Acrobat® Reader™. (description tirée du site http://www.adobe.fr/products/acrobat/adobepdf.html)

Fichier DWF
Fichier de type Drawing Web Format utilisé pour échanger des données entre des utilisateurs et des non-utilisateurs du logiciel Autocad sur Internet.

Fournisseurs de biens, de services, de construction
Entreprises ou travailleurs autonomes qui fabriquent, vendent ou installent des biens, offrent des services ou exécutent des travaux de construction.

Entreprises ou travailleurs autonomes qui fabriquent, vendent ou installent des biens, offrent des services ou exécutent des travaux de construction." />

Gestionnaire du contrat
Le Sous-secrétariat aux marchés publics du Secrétariat du Conseil du trésor agit à titre de gestionnaire du contrat pour le gouvernement du Québec et est chargé de coordonner la mise en place du SEAO et d'en assurer le suivi et l'évolution.

Guichet unique
Terme signifiant que le SEAO constitue un accès unique sur Internet pour tous les utilisateurs afin de publier ou de consulter les avis de marchés en approvisionnement, en services et en construction des donneurs d'ouvrage du Québec participants.
Lorsque nécessaire, la notion de guichet unique comprend l'accès, par le biais du SEAO, à des avis et à des documents publiés sur d'autres systèmes électroniques d'appel d'offres retenus par d'autres gouvernements avec lesquels le gouvernement du Québec a conclu un accord de libéralisation des marchés publics.

Inscrit
Utilisateurs occasionnels du système SEAO qui commandent des documents à la pièce.

Jumelage
Fonction permettant de configurer et de maintenir, dans le système électronique d’appel d’offres, un profil de recherche qui trouve et transmet automatiquement, par courriel ou par télécopieur, les avis correspondant à différents critères de sélection prédéterminés (ex. : le lieu géographique de livraison, le donneur d’ouvrage, les mots-clés, etc.). Les profils de jumelage permettent d'informer les utilisateurs lorsqu'un avis est publié et qu'il répond aux critères de sélection qu'il a préalablement spécifiés.

Mon organisation
Section présentant les renseignements inscrits dans le SEAO qui sont propres à l'organisation cliente, tels que : l'identification, les adresses, les modes de paiement, les utilisateurs, les contacts et les sous-organisations.

Mon profil
Section présentant les renseignements inscrits dans le SEAO qui sont propres à l'utilisateur, tels que : les coordonnées, le mot de passe, le rôle et les droits d'accès, le jumelage et l'option Achat rapide.

Mot de passe
Authentifiant prenant la forme d'une chaîne de caractères ou d'un code secret choisi par l'utilisateur, que celui-ci doit entrer lors de la procédure d'accès à un système informatique, notamment à un réseau ou à sa boîte aux lettres électronique. Le mot de passe doit contenir entre 8 et 14 caractères dont au moins deux qui ne sont pas des lettres. Le mot de passe doit être différent des 10 derniers mots de passe utilisés.

NIP
Numéro d'identification personnel permettant d'apporter une mesure de sécurité lors des communications des utilisateurs avec le service à la clientèle afin de protéger leurs renseignements personnels.

Numéro de commande de mon organisation
Numéro que l'utilisateur inscrit sur une commande pour sa gestion interne.

Option Achat rapide
Fonctionnalité du SEAO ayant pour but de faciliter le processus de commande de documents en ayant préalablement enregistré les données relatives au profil utilisateur comme étant celles à utiliser.

Paiement électronique
Mode de paiement réalisé par carte de crédit, à l'aide d'une connexion sécurisée sur Internet.

Panier
Endroit fictif ou virtuel dans lequel sont accumulés les documents d'appel d'offres afin de les commander.

Prestataire de services
Responsable du développement du site comme tel, du service à la clientèle, de la gestion du système électronique d'appel d'offres ainsi que des divers commis aux opérations qui feront parvenir les commandes.

SEAO
Système électronique d'appel d'offres

Site de consultation des documents
Sur demande des donneurs d'ouvrage, un exemplaire des documents d'appel d'offres, excluant le formulaire de soumission, sera disponible dans certains sites de consultation des documents (ex : Bureau des soumissions déposées du Québec (BSDQ), associations de construction, etc.).

Sous-organisation
Entité administrative, succursale ou bureau régional rattachés à l'organisation parente.

UNSPSC
« United Nations Standard Products & Services Code » est un système de classification numérique des produits et services.

Utilisateur
Personne morale ou physique, privée, publique ou parapublique, pouvant légitimement accéder au SEAO en fonction des droits d'accès qui lui ont été attribués.

Téléchargement
Opération qui consiste soit à transférer des données ou des programmes stockés dans un ordinateur distant vers un ordinateur local à travers un réseau, soit à transférer des données ou des programmes stockés dans un ordinateur central vers un micro-ordinateur.

Temps de connexion
Temps réel pendant lequel les utilisateurs sont en liaison électronique avec le SEAO.